Ouverture du droit aux congés payés
Avant d'acquérir des jours de congés payés, le salarié doit "ouvrir" son droit aux congés payés.
Depuis une loi du 22 mars 2012, ce droit est ouvert dès le premier jour de travail. Il n'est plus exigé que le salarié ait travaillé un temps équivalent à 10 jours de travail effectif. Cette réforme s'applique à chaque salarié présent à l'effectif de l'entreprise le 1er juin 2012.
Calcul des jours de congés payés acquis
Une fois le droit ouvert, le gestionnaire de paie peut alors calculer les jours de congés payés que le salarié acquiert.
La période pendant laquelle le salarié fait l'acquisition des jours de congés payés se nomme "la période de référence".
La période de référence légale s'étend du 1er juin N-1 au 31 mai de l'année N.
C'est donc au 31 mai 2012, que le salarié connaît les jours de congés payés pour la période 1er juin 2012 au 31 mai 2013.
Droit maximum
L'article L 3141-3 du code du travail indique que la durée totale du congé payé ne peut excéder 30 jours ouvrables (5 semaines de 6 jours).
Cela correspond à l'acquisition de 2.5 jours ouvrables par mois en moyenne (30 jours / 12 mois = 2.5 jours ouvrables).
Le code du travail reconnaît par défaut le calcul du droit aux congés payés selon la méthode des jours ouvrables (6 jours par semaine). Mais il n'est pas interdit de chiffrer les congés payés acquis en fonction des jours ouvrés (5 jours par semaine).
Dans ce cas, le droit maximum sera de 25 jours (5 semaines de 5 jours).
| Droit maximum | |
| Calcul en jours ouvrés | 25 jours soit 5 semaines - Soit par mois 25/12 = 2.08 jours |
| Calcul en jours ouvrables | 30 jours soit 5 semaines - Soit par mois 30/12 = 2.50 jours |
Utilisation des congés payés
On évoque tout d'abord une période, que l'on nomme "estivale" ou "période d'été", située du 1er mai au 31 octobre. Au cours de celle-ci, le salarié doit utiliser un minimum de 12 jours de congés payés consécutifs selon l'article L 3141-18.
Pendant cette période, le salarié ne peut pas prétendre à l'utilisation de plus de 24 jours ouvrables (soit 4 semaines). Exception faite des salariés justifiant de contraintes géographiques (DOM-TOM, etc.) qui peuvent utiliser les 5 semaines de suite.
La période allant du 1er octobre au 30 avril de l'année suivante correspond à la prise du solde des congés payés et des éventuels jours de fractionnement.
Les jours de fractionnement
Au 31 octobre de chaque année, le gestionnaire de paie doit évaluer le solde des congés payés correspondant au congé principal (on appelle congé principal, la période des 4 semaines).
Si le solde du congé principal est de :
- au minimum 6 jours, le salarié bénéficie de 2 jours de fractionnement, soit 2 jours de congés payés supplémentaires ;
- entre 3 et 5 jours, le salarié a droit à 1 jour de fractionnement.
Les jours de fractionnement sont dus :
- obligatoirement si le fractionnement a été imposé par l'employeur ;
- si le salarié est à l'origine du fractionnement avec l'accord de l'employeur.
Les jours de fractionnement ne sont pas dus :
- si le salarié est à l'origine du fractionnement mais que l'employeur a demandé au salarié de renoncer au bénéfice des jours de fractionnement.